Whistleblowing Policy
Zuständige Person: Lukas Huber, Huber GmbH
E-Mail: lukas@huber.it
Telefon: +39 0473 204 300
1. Zweck und persönlicher Geltungsbereich
Diese Hinweisgeber-Richtlinie (die „Richtlinie“) wird von Huber GmbH (das „Unternehmen“) in Übereinstimmung mit den geltenden EU-Hinweisgeber-Gesetzen und den entsprechenden nationalen Umsetzungsgesetzen („Hinweisgeber-Gesetze“) angenommen und verlangt von den in ihren Anwendungsbereich fallenden Körperschaften, über interne und externe Berichterstattungsverfahren klare und leicht zugängliche Informationen bereitzustellen.
Sie soll die Meldung von Verstößen oder Missbräuchen (Fehlverhalten oder Vergehen) innerhalb der Organisation, die für die Öffentlichkeit Anlass zur Sorge geben könnten, erleichtern und fördern. Wir verpflichten uns sicherzustellen, dass solche Offenlegungen mit größter Ernsthaftigkeit behandelt werden und dass die Person („Hinweisgeber“), die diese Offenlegungen vornimmt, angemessen geschützt wird.
Das Unternehmen behandelt durch die von ihm benannte Person jede erhaltene Meldung fair und gründlich und beachtet die Vertraulichkeitspflicht, um dem Hinweisgeber ein angemessenes Maß an Schutz und Sicherheit zu gewährleisten.
Die Hinweisgeber-Gesetze und diese Richtlinie gelten für alle Mitarbeiter des Unternehmens, unabhängig von ihrem rechtlichen oder vertraglichen Status (z. B. Angestellte, Auftragnehmer, Anteilseigner, Manager, leitende Angestellte, Praktikanten usw.), die in einem beruflichen Kontext Informationen über Verstöße erhalten haben, und zwar auch während des Einstellungsverfahrens, der Probezeit und nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses.
Dieselben Schutzmaßnahmen, die den Hinweisgebern gewährt werden, gelten beispielsweise auch für Mittler, für Personen, die im gleichen beruflichen Kontext mit dem Hinweisgeber verbunden sind und Repressalien erleiden könnten, wie etwa Kollegen oder Verwandte des Hinweisgebers und juristische Personen im Eigentum des Hinweisgebers.
2. Was gemeldet werden kann
Sie werden ermutigt, alle Verstöße, Missbräuche, Fehlverhalten, Verfehlungen und alle anderen Verhaltensweisen oder Ereignisse, die Ihnen im beruflichen Kontext bekannt werden und die eine Bedrohung oder Schaden für das öffentliche Interesse darstellen könnten („Informationen über Verstöße“), zu melden.
Zu den von der Hinweisgeber-Gesetzgebung abgedeckten Bereichen gehören, um nur einige zu nennen, Verstöße in Bezug auf den Schutz der Privatsphäre und von personenbezogenen Daten, den Verbraucherschutz, Verstöße gegen Unternehmensrichtlinien und -verfahren, finanzielles Fehlverhalten, Geldwäsche, Belästigung oder Diskriminierung, Sicherheitsbedenken und Angelegenheiten des Umweltschutzes. Meldungen im Zusammenhang mit persönlichen und individuellen Interessen oder Meldungen über Verstöße, die bereits durch andere EU- oder nationale Vorschriften geregelt sind, sind hingegen vom sachlichen Anwendungsbereich der Hinweisgeber-Gesetzgebung ausgeschlossen.
Bitte verwenden Sie die obige Liste ausschließlich als Referenz. Wenn Sie Hilfe benötigen, wenden Sie sich bitte an die zuständige Person des Unternehmens oder verlassen Sie sich auf die Unterstützung einer vertrauenswürdigen Person, die Sie beim Meldeprozess im beruflichen Kontext unterstützen kann und deren Unterstützung vertraulich sein sollte („Mittler“).
3. Wie eine Meldung erfolgt
Meldungen können über die unten beschriebenen internen oder externen Kanäle eingereicht werden.
Bei der Vorbereitung und Einreichung einer Meldung können Sie von einem Mittler unterstützt oder betreut werden, der von den gleichen Schutzmaßnahmen profitiert, die auch Hinweisgebern gewährt werden.
Interne Meldekanäle
Interne Meldekanäle werden auf sichere Weise konzipiert, eingerichtet und betrieben, um sicherzustellen, dass die Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers und aller in der Meldung erwähnten Dritten gewahrt bleibt und der Zugriff darauf durch nicht autorisierte Mitarbeiter verhindert wird. Sie können eine Meldung schriftlich, mündlich oder persönlich einreichen.
Damit Ihre Meldung zulässig ist, geben Sie bitte deutlich an, wo und wann die Ereignisse stattgefunden haben, nennen Sie die für den Verstoß verantwortliche(n) Person(en) und machen Sie alle weiteren nützlichen Angaben für eine ordnungsgemäße Beurteilung.
Sollte Ihre Meldung nicht in den sachlichen oder persönlichen Anwendungsbereich der Hinweisgeber-Gesetzgebung fallen oder unzulässig sein, werden wir Sie informieren und je nach Fall das Verfahren einfach einstellen oder nach den üblichen Meldeverfahren bearbeiten. In beiden Fällen finden die Schutzmaßnahmen der Hinweisgeber-Gesetzgebung keine Anwendung.
Schriftlich
Um eine Meldung einzureichen, füllen Sie bitte das Hinweisgeber-Formular aus, das Sie hier finden.
Sie können entscheiden, ob Sie:
• „vertraulich melden“: Sie müssen Ihren Namen und Ihre Kontaktdaten angeben. Diese Informationen bleiben vertraulich und ausschließlich der benannten Person zugänglich, die mit der Entgegennahme und Weiterverfolgung von Meldungen beauftragt ist/sind; oder
• „anonym melden“: Es werden keine Kontaktdaten benötigt und Ihre Identität bleibt geheim.
Hinweis: Anonyme Meldungen können je nach der geltenden nationalen Hinweisgeber-Gesetzgebung unterschiedlich behandelt werden.
Mündlich
Sie können eine Meldung per Telefon oder über andere Sprachnachrichtensysteme einreichen. Bitte wenden Sie sich über die oben angegebenen Kontaktdaten an die benannte Person des Unternehmens.
Persönlich
Sie können darum bitten, eine Meldung persönlich einzureichen, indem Sie ein Treffen mit der vom Unternehmen benannten Person vereinbaren. Bitte wenden Sie sich über die oben angegebenen Kontaktdaten an die benannte Person des Unternehmens.
Bitte beachten Sie, dass die Anonymität bei mündlichen oder persönlichen Meldungen je nach den Umständen nicht immer gewährleistet werden kann. Die Vertraulichkeit wird jedenfalls gewahrt.
Externe Meldekanäle
Bei der Bearbeitung von Meldungen verpflichtet sich die benannte Person, die geltenden Whistleblowing-Schutzgrundsätze einzuhalten, alle eingegangenen Meldungen fair und sorgfältig zu behandeln und die Vertraulichkeitspflicht einzuhalten, um dem Hinweisgeber ein angemessenes Maß an Schutz und Sicherheit zu gewährleisten.
Wenn Sie jedoch eine Meldung gemacht und keine Rückmeldung erhalten haben oder der Meinung sind, dass eine interne Meldung zu ungerechtfertigten Nachteilen führen könnte oder dass Ihre Meldung möglicherweise nicht wirksam bearbeitet wird, können Sie sich auf die von den zuständigen Behörden bereitgestellten externen Meldekanäle verlassen.
Sie können auch auf externe Meldekanäle zurückgreifen, wenn ein Interessenkonflikt auftritt und intern nicht gelöst werden kann. Ein Interessenkonflikt liegt beispielsweise vor, wenn die benannte Person entweder der Verfasser oder der Betroffene einer Meldung ist (Hinweisgeber/betroffene Person).
Sie sollten nur dann auf externe Meldekanäle zurückgreifen, wenn eine interne Meldung keine praktikable Option zu sein scheint. Weitere Informationen zum externen Meldekanal und wie die Meldung einzureichen ist, finden Sie hier https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.
4. Schutzmaßnahmen
Schutzmaßnahmen gelten für jede Person, deren Meldung in den Anwendungsbereich der Hinweisgeber-Gesetzgebung fällt und die zum Zeitpunkt der Meldung berechtigten Grund zu der Annahme hatte, dass die Informationen über Verstöße wahr waren, und umfassen:
• keine Repressalien: Dazu gehört jede Form von Repressalie, einschließlich Drohungen und Repressalienversuche. Beispiele hierfür sind Suspendierung, Entlassung, Kündigung oder gleichwertige Maßnahmen, Herabstufung oder Verweigerung der Beförderung, Übertragung von Aufgaben, Verlegung des Arbeitsplatzes, Lohnkürzungen, Änderung der Arbeitszeiten, Diskriminierung, Benachteiligung oder unfaire Behandlung und sämtliche andere Formen negativer arbeitsbedingter Auswirkungen;
• Vertraulichkeitspflicht: Die Vertraulichkeit wird gewahrt in Bezug auf die Identität des Hinweisgebers, die Identität der in der Meldung erwähnten Dritten und die einschlägigen Unterlagen sowie in Bezug auf alle Informationen, aus denen die Identität des Hinweisgebers und die Identität sonstiger Dritter direkt oder indirekt abgeleitet werden kann;
• Unterstützungsmaßnahmen und Rechtsschutz: Hinweisgebern wird ein starker Rechtsschutz geboten. Dazu gehören unter anderem der Zugang zu umfassender und unabhängiger Information und Beratung, die wirksame Unterstützung durch die zuständigen Behörden, die Prozesskostenhilfe in Straf- und grenzüberschreitenden Zivilverfahren sowie der Ausschluss der Haftung in Bezug auf die Beschaffung oder den Zugang zu den Informationen, die gemeldet oder öffentlich bekannt gegeben werden, und Umkehr der Beweislast.
Den am Meldeverfahren beteiligten Mittler werden dieselben Garantien gewährt wie dem Hinweisgeber.
5. Umgang mit Meldungen
Meldungen werden von der benannten Person des Unternehmens entgegengenommen und behandelt und stets unter Einhaltung der Vertraulichkeitspflicht bearbeitet. Die benannte Person ist unparteiisch und wird alle Informationen, die Sie möglicherweise offenlegen, vertraulich behandeln.
Sollte Ihre Hinweisgeber-Meldung bei einer anderen Person als der benannten Person eingehen, wird sie innerhalb von sieben (7) Tagen an die benannte Person weitergeleitet und Sie werden ordnungsgemäß informiert. Achten Sie bitte immer darauf, Ihre Meldung deutlich als Hinweisgeber-Meldung zu kennzeichnen, damit sie nicht als gewöhnliche Meldung behandelt wird, oder verwenden Sie die verfügbaren Formulare/Verfahren für Hinweisgeber, um jeden Zweifel auszuschließen.
Wenn ein Interessenkonflikt wie oben beschrieben auftritt, können Sie sich an den externen Meldekanal wenden und dabei die oben genannten Anweisungen befolgen.
Die benannte Person prüft/prüfen, ob die Meldung zulässig ist, ob sie stichhaltig ist und ob zusätzliche Informationen des Hinweisgebers erforderlich sind, und führt/führen gegebenenfalls weitere Untersuchungen durch.
Ihre Identität, die eines in der Meldung und in den relevanten Unterlagen genannten Dritten sowie alle Informationen, aus denen direkt oder indirekt auf Ihre Identität oder die Identität anderer Dritter geschlossen werden kann, werden vertraulich behandelt.
In bestimmten Fällen kann es jedoch erforderlich sein, dass das Unternehmen betroffene Personen über die gegen sie erhobenen Vorwürfe informiert. Das Vorstehende ist eine gesetzliche Anforderung in Fällen, in denen objektiv festgestellt werden kann, dass die Offenlegung von Informationen keine nachteiligen Auswirkungen mehr auf die Hinweisgeber-Untersuchung haben kann.
In anderen Fällen kann es sein, dass wir aufgrund spezifischer technischer oder beruflicher Fachkenntnisse andere interne oder externe Personen hinzuziehen müssen, um Ihre Meldung besser bearbeiten und weiterverfolgen zu können oder um notwendige Ermittlungs- und Überprüfungsmaßnahmen durchzuführen. Sollte dies der Fall sein, werden wir Ihre Identität nicht preisgeben und keine Informationen weitergeben, aus denen auf Ihre Identität geschlossen werden könnte, es sei denn, Sie geben uns Ihre ausdrückliche Zustimmung dazu. Das Gleiche gilt für die Identität anderer Personen, die an der Meldung beteiligt sind oder in ihr erwähnt werden.
Das Unternehmen verpflichtet sich, Ihre Identität sowie die Informationen, aus denen direkt oder indirekt auf Ihre Identität geschlossen werden kann, vertraulich zu behandeln, solange dies gesetzlich zulässig ist.
6. Folgemaßnahmen und Rückmeldung
Sie erhalten innerhalb von sieben (7) Tagen nach Eingang Ihrer Meldung eine formelle Bestätigung (Follow-up). Bitte beachten Sie, dass Sie die Bestätigung vorbehaltlich geltender Gesetze innerhalb von sieben (7) Werktagen erhalten können.
Während der Bearbeitung Ihrer Meldung wird Sie die benannte Person nach Möglichkeit (dies gilt z. B. nicht bei anonymer Meldung) über wesentliche Fortschritte und eingeleitete Verfahrensschritte informieren.
Innerhalb einer angemessenen Frist von höchstens 3 (drei) Monaten erhalten Sie eine Rückmeldung zu Ihrer Meldung.
7. Strafen
Bitte beachten Sie, dass vorsätzliche oder grob fahrlässige Falschmeldungen gemäß den geltenden Hinweisgeber-Gesetzen zu Sanktionen führen können.
8. Richtlinienüberprüfung
Diese Richtlinie wird regelmäßig überprüft, um sicherzustellen, dass sie den neuesten gesetzlichen Anforderungen entspricht.
9. Datenverarbeitung im Zusammenhang mit Hinweisgeber-Meldungen
Informationen zur Datenverarbeitung im Zusammenhang mit der Nutzung des Hinweisgeberformulars finden Sie hier.
