Whistleblowing Policy

Persona responsabile: Lukas Huber, Huber Srl
E-Mail: lukas@huber.it
Telefono: +39 0473 204 300

1. Finalità e ambito di applicazione

La presente Whistleblower policy (la "Policy") è adottata da Huber GmbH (la "Società"), in conformità alla normativa europea in materia di segnalazioni sulle violazioni e relativi atti nazionali di recepimento ("normativa whistleblower"), che richiedono alle entità interessate di fornire informazioni chiare e facilmente accessibili sulle procedure di segnalazione interna ed esterna.

È concepita per facilitare e incoraggiare la segnalazione di violazioni o pratiche illegittime (comportamenti illeciti o scorretti) di rilevanza pubblica all'interno dell'organizzazione. Ci impegniamo a garantire che tutte le segnalazioni vengano gestite con la massima serietà e che l'individuo ("persona segnalante") che effettua una segnalazione riceva adeguata protezione.

La Società, per il tramite della persona competente, tratta equamente e con cura ogni segnalazione ricevuta, in piena riservatezza, garantendo un adeguato livello di protezione e sicurezza alla persona segnalante.

La normativa whistleblower e questa Policy trovano applicazione nei confronti di qualsiasi membro del personale della Società, indipendentemente dallo status giuridico o contrattuale (ad es. dipendenti, lavoratori autonomi, azionisti, manager, dirigenti e stagisti), che abbia ottenuto informazioni sulle violazioni nel contesto lavorativo, anche se durante la procedura di selezione, il periodo di prova e in seguito alla conclusione del rapporto lavorativo.

Le stesse misure di protezione previste in favore delle persone segnalanti tutelano altresì, tra gli altri, i facilitatori, coloro che appartengono al medesimo contesto lavorativo e sono legati alla persona segnalante e che potrebbero subire ritorsioni, come i colleghi o familiari della persona segnalante e gli enti di proprietà della persona segnalante.

2. Cosa può essere segnalato

Non esitare a segnalare qualsiasi violazione, pratica illegittima, comportamento illecito o scorretto e qualsiasi altra condotta o evento di cui tu sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, che possa minacciare o ledere l'interesse pubblico ("informazioni sulle violazioni").

Le materie coperte dalla normativa whistleblower includono, a titolo esemplificativo, violazioni relative alla protezione della privacy e dei dati personali, protezione dei consumatori, violazioni di politiche e procedure aziendali, illeciti finanziari, riciclaggio di denaro, molestie o discriminazione, rischi per la sicurezza e problematiche ambientali. Non vi rientrano, invece, a titolo esemplificativo, le segnalazioni relative a interessi personali e individuali o relative a violazioni già disciplinate da altri atti europei o nazionali.

L’elenco ha valenza meramente informativa e, in caso di dubbi, non esitare a contattare la persona competente o ad affidarti a una persona di fiducia che possa assisterti nel processo di segnalazione e la cui attività di assistenza rimarrà confidenziale ("facilitatore").

3. Come segnalare

Le segnalazioni possono essere presentate attraverso i canali interni o esterni descritti di seguito.

Nella preparazione e nell'invio di una segnalazione, puoi farti assistere da un facilitatore, che beneficerà delle stesse misure di protezione concesse alle persone segnalanti.

Canali di segnalazione interna

I canali di segnalazione interna sono concepiti, istituiti e gestiti in maniera sicura, garantiscono la riservatezza dell'identità della persona segnalante e di ogni altro soggetto menzionato nella segnalazione e impediscono l'accesso al personale non autorizzato.

Puoi presentare una segnalazione per iscritto, oralmente o di persona.

Una segnalazione viene generalmente considerata ammissibile quando risultino chiaramente le circostanze di luogo e tempo in cui si sono verificati i fatti, l’identità del responsabile della violazione ed ogni altra informazione utile per un’adeguata valutazione.

Se la tua segnalazione non rientra nell'ambito oggettivo o soggettivo della normativa whistleblower o è inammissibile, ne sarai debitamente informato e, a seconda del caso, ci limiteremo a chiudere la segnalazione o a gestirla secondo le procedure ordinarie di segnalazione. In entrambi i casi, le misure di protezione riconosciute dalla normativa whistleblower non troveranno applicazione.

Per iscritto
Per inviare una segnalazione, compila il Modulo Whistleblower che trovi qui.

Potrai decidere di procedere con una:

● "Segnalazione confidenziale": ti sarà chiesto di fornire il tuo nome e le informazioni necessarie per contattarti. Queste informazioni rimarranno riservate ed esclusivamente accessibili alla persona incaricati di ricevere e dare seguito alle segnalazioni; o

● "Segnalazione anonima": non ti saranno richieste informazioni per contattarti e la tua identità rimarrà segreta.

Nota: le segnalazioni anonime potrebbero essere gestite diversamente a seconda della normativa whistleblower nazionale applicabile

Oralmente
Puoi inviare una segnalazione telefonicamente o tramite altri sistemi di messaggistica vocale. Contatta la persona designata dalla Società utilizzando le informazioni di contatto fornite all’inizio della Policy.

Di persona
Puoi chiedere di presentare una segnalazione di persona, fissando un appuntamento con la persona competente. Contatta la persona designata dalla Società utilizzando le informazioni di contatto fornite all’inizio della Policy.

Ti informiamo che, a seconda delle circostanze, l'anonimato potrà non essere sempre garantito in caso di segnalazioni orali o di persona. La riservatezza sarà invece comunque garantita.

Canali di segnalazione esterna

Nel gestire le segnalazioni, la persona competente è tenuta a garantire le misure di protezione di cui alla normativa whistleblower, a trattare ogni segnalazione ricevuta equamente e con cura e a rispettare l’obbligo di riservatezza, assicurando un adeguato livello di protezione e sicurezza alla persona segnalante.

Tuttavia, se hai effettuato una segnalazione senza aver ricevuto alcun feedback o ritieni che segnalare internamente possa causarti uno svantaggio ingiusto o che la tua segnalazione possa non essere gestita in maniera efficace, potrai avvalerti dei canali di segnalazione esterna messi a disposizione dalle autorità competenti.

Potrai altresì avvalerti dei canali di segnalazione esterna in presenza di una situazione di conflitto d’interessi che non possa essere risolta internamente. Un conflitto d’interessi si verifica, ad esempio, quando la persona competente è l’autore o l’oggetto di una segnalazione (persona segnalante/persona interessata).

Dovresti procedere con una segnalazione esterna solamente se la segnalazione interna non rappresenta una soluzione percorribile.

Per ulteriori informazioni sui canali di segnalazione esterna e su come segnalare clicca qui https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing.

4. Misure di protezione

Le misure di protezione sono garantite a qualsiasi persona la cui segnalazione rientra nell'ambito di applicazione della normativa whistleblower e che, al momento della segnalazione, aveva fondati motivi di ritenere che le informazioni sulle violazioni fossero vere.

Queste misure includono:

● divieto di ritorsioni: ciò comprende qualsiasi forma di ritorsione, incluse minacce e tentativi di ritorsione. Esempi di ritorsione includono sospensione, licenziamento o misure equivalenti, retrocessione di grado o mancata promozione, mutamento di funzioni, cambio del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio, modifica dell'orario di lavoro, discriminazione, trattamento svantaggioso o iniquo e altre conseguenze professionali negative;

● dovere di riservatezza: sarà garantita la riservatezza dell'identità della persona segnalante e di qualsiasi altro soggetto menzionato nella segnalazione e nella relativa documentazione, nonché di qualsiasi informazione dalla quale possa essere direttamente o indirettamente desunta l'identità della persona segnalante o di terzi;

● misure di sostegno e tutela legale: alle persone segnalanti viene assicurata una stringente tutela legale, che include, tra l’altro, l'accesso a informative e consulenze esaustive e indipendenti, assistenza efficace da parte delle autorità competenti, assistenza legale nei procedimenti penali e civili transfrontalieri, esclusione di responsabilità per l'acquisizione o l'accesso alle informazioni segnalate o divulgate pubblicamente e inversione dell'onere della prova.

Ai facilitatori coinvolti nel processo di segnalazione sono garantite le stesse misure di protezione riconosciute alla persona segnalante.

5. Come vengono gestite le segnalazioni

Le segnalazioni sono ricevute e gestite dalla persona competente, sempre in stretta osservanza dell’obbligo di riservatezza. La persona competente svolgerà i propri compiti imparzialmente e manterrà tutte le informazioni che deciderai di comunicare riservate.

Se la tua segnalazione dovesse essere ricevuta da un soggetto diverso dalla persona competente, verrà inoltrata entro sette (7) giorni alla persona competente e ne sarai debitamente informato. È importante che ogni segnalazione sia chiaramente identificata come segnalazione whistleblower, per evitare che venga gestita come una segnalazione ordinaria, o utilizzare gli appositi form/procedure per evitare confusione.

Nel caso in cui dovesse verificarsi un conflitto d’interessi come descritto sopra, potrai avvalerti dei canali di segnalazione esterna seguendo le istruzioni fornite in questa Policy.

La persona competente valuterà se la segnalazione è ammissibile e la sua fondatezza, se sia necessario acquisire ulteriori informazioni, e, se del caso, procederà con ulteriori accertamenti.

La tua identità, quella di qualsiasi altro soggetto menzionato nella segnalazione e relativa documentazione, così come qualsiasi informazione dalla quale la tua identità o quella di terzi possa essere direttamente o indirettamente desunta, saranno mantenute riservate.

Tuttavia, in alcuni casi la Società potrebbe essere obbligata a informare le persone interessate delle accuse mosse nei loro confronti. Quanto precede costituisce un obbligo di legge in tutti quei casi in cui si possa oggettivamente stabilire che la divulgazione delle informazioni non possa avere alcun effetto avverso sulle indagini condotte nel contesto della normativa whistleblower.

In altri casi, in virtù di specifiche competenze tecniche o professionali, potremmo aver bisogno di coinvolgere ulteriori soggetti interni o esterni, per meglio gestire e dare seguito alla tua segnalazione o svolgere le necessarie attività istruttorie o di accertamento. In tali casi, la tua identità verrà mantenuta riservata e non condivideremo alcuna informazione da cui possa essere desunta. Lo stesso vale per l’identità di ogni altra persona coinvolta o nominata nella segnalazione.

La Società si impegna a mantenere la tua identità, nonché le informazioni da cui possa essere direttamente o indirettamente desunta, riservate per quanto consentito dalla legge.

6. Avviso di ricevimento e feedback

Un avviso di ricevimento ti verrà comunicato entro 7 (sette) giorni dalla ricezione della tua segnalazione. Ti informiamo che, in base alla normativa applicabile, potresti ricevere l’avviso entro 7 (sette) giorni lavorativi.

Nel corso della procedura di gestione della tua segnalazione, se possibile (questo, ad esempio, non si applica in caso di segnalazione anonima), la persona competente ti informerà sui progressi e le azioni intraprese.

Riceverai un feedback sulla tua segnalazione entro un periodo non superiore ai 3 (tre) mesi.

7. Sanzioni

La presentazione di segnalazioni intenzionalmente false, o la cui falsità sia dovuta a colpa grave della persona segnalante, potrebbe risultare nella comminazione di sanzioni ai sensi della normativa whistleblower.

8. Revisione della Policy

Questa Policy verrà periodicamente controllata e aggiornata per garantire che sia sempre in linea con i requisiti di legge.

9. Trattamento dei dati connesso alle segnalazioni

Maggiori informazioni sulle attività di trattamento dei dati svolte in connessione con l’utilizzo del Modulo Whistleblower sono disponibili qui.